Denne personvernerklæring gjelder for Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter. Den er utarbeidet med utgangspunkt i «Personvernerklæring Norsk Luthersk Misjonssamband og NLM UNG» som du finner på https://www.nlm.no/om-oss2/personvernerklaring/ – De deler som er lagt til, og gjelder særskilt Holmavatn, (og ikke øvrige deler av NLM), er markert med Mørk blå farge, og kursiv tekst. De deler av NLM’s personvernerklæring, som ikke er aktuelle for Holmavatn er tatt ut av vår erklæring. – Sist revidert 21.2.2019

____________________________________________________________________________________________

I Norsk Luthersk Misjonssamband (NLM) og NLM ung ønsker vi å gi mennesker muligheten til å bli kjent med Jesus. Vi tilbyr derfor mange ulike aktiviteter og måter å engasjere seg på i arbeidet med å nå denne visjonen. For Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter betyr dette å være vertskap for barne og ungdomsleirer i regi av NLM Region Sørvest (vår eier) foruten utlei til menigheter og forsamlinger.

Vi driver også utleie av lokaler til overnatting (Hotell / bed and breakfast), kurs, konferanse, og selskap. m.m.

For å kunne tilby disse tjenestene må vi behandle en del personopplysninger. Vi ønsker å være tydelige på hvilke opplysninger dette er, hvorfor vi trenger dem, hvordan de brukes og hvor lenge vi lagrer opplysningene. Som bruker av våre tjenester skal du kunne være trygg på at vi tar ditt personvern og dine rettigheter på alvor.

I denne personvernerklæringen vil du finne informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. For å gjøre det lettere å finne frem har vi samlet informasjonen om hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger, hvilke rettigheter du har, og hvordan du kommer i kontakt med oss, i første del. I andre del finner du en oversikt over hvilke personopplysninger vi behandler i de ulike tjenestene vi tilbyr.

Innholdsfortegnelse

  1. Hvordan behandler vi personopplysninger v. Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter
  2. Slik samler vi inn opplysninger
  3. Dine rettigheter
  4. Kontakt oss

Del 2: hvilke opplysninger vi behandler:

  1. leirer i NLM regi
  2. Samtykke til å motta informasjon
  3. Gave og givertjeneste
  4. Verv og frivillige
  5. Person og kunderegister

1. Hvordan behandler vi personopplysninger v. Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter

Når du bruker en tjeneste fra oss, lagrer vi bare de personopplysningene som er nødvendige for å kunne tilby deg denne tjenesten. Vi bruker ikke opplysningene du gir oss, til andre formål uten at du aktivt har gitt oss ditt samtykke til det.

Vi vil aldri selge dine personopplysninger til andre, og vi sletter opplysninger vi ikke har bruk for lenger. For å ivareta sikkerheten lagres personopplysninger på en trygg måte. Når du gir dine personopplysninger til oss gjennom en av våre tjenester, er vi ansvarlig for behandlingen av disse. Våre ansatte har skrevet under på en taushetserklæring. V. arrangementer i regi av vår eier (NLM) lagrer også NLM eller NLM Ung opplysninger. Dersom det brukes nettjenester eller andre firma til å gjøre deler av jobben, er det alltid egne databehandleravtaler som sikrer at dine personopplysninger blir behandlet i samsvar med dine rettigheter og innholdet i denne personvernerklæringen.

Norsk lov pålegger oss å rapportere inn enkelte opplysninger til myndighetene. Dersom en domstol krever det, er vi også pålagt å gi politiet innsyn i våre systemer.

Detaljert informasjon om hvilke opplysninger vi lagrer og hvordan de behandles, finner du under oversikten over de ulike tjenestene i del 2 av denne personvernerklæringen.

2. Slik samler vi inn opplysninger

Vi samler inn personopplysninger på flere måter:

Opplysninger du oppgir til oss
Vi lagrer personopplysninger du oppgir i skjema på papir eller på nett, via e-post eller telefon for eksempel i forbindelse med forespørsler/bestillinger.

Opplysninger om deg gitt av andre
I enkelte tilfeller kan vi ha lagret opplysninger om deg som er gitt av andre. Eksempler på dette er når du er en av flere i en gruppebestilling.

Informasjon vi får når du bruker våre tjenester
Når du bruker våre nettsider, kan det lagres anonym informasjon om hvilken enhet du bruker, hvilke saker du leser eller klikker på osv. Disse opplysningene kan ikke knyttes til deg som person.Dersom du gir en gave til gavekontoen vår, mottar vi et bankbilag med navn, adresse og kontonummeret ditt.
Dersom du kommuniserer med oss på sosiale medier, får vi tilgang til den informasjonen du har valgt å dele med oss der.

3. Dine rettigheter

NLM er en norsk organisasjon, og vi er underlagt norsk lov. Det er personopplysningsloven som bestemmer hvordan vi kan behandle personopplysninger og hvilke rettigheter du har.

Det er du som eier dine personopplysninger, og du har derfor rett til å vite hvordan disse behandles. Det får du gjennom denne personvernerklæringen. Du har også rett til innsyn i hvilke opplysninger om deg som vi har lagret, og du har krav på å få rettet opplysninger som er feil. Dersom du har gitt samtykke til at vi bruker dine personopplysninger, har du rett til å trekke tilbake samtykket når du måtte ønske det. Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger lenger, har du rett til å bli slettet. I praksis betyr det at vi fjerner alle opplysninger som kan knytte din aktivitet hos oss til deg som person. Ta kontakt med oss dersom du ønsker dette.

Ved å kontakte oss på holmavatn@nlm.no kan du få opplyst hva som er lagret på deg.

På nlm.no/minside vil du få oversikt over hva vi har lagret på deg i de sentrale systemer hos NLM (vår eier).

Du får tilgang til å endre samtykker og oppdatere informasjonen som er lagret på deg.

4. Kontakt oss

Har du spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med oss? Du har rett til å få svar på henvendelser om personvern, og vi vil gjøre det vi kan for å følge deg opp på en god måte.

E-post: holmavatn@nlm.no
Telefon 476 50 203

Postadresse: Holmavatnet 272, 4360 Varhaug.

Del 2: hvilke opplysninger vi behandler

1. Leirer i NLM regi

Hva vi lagrer og hvorfor

På og avmelding til leirer i NLM regi, ved Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter, skjer på nettsidene til NLM region’ sørvest. https://nlm.no/leirsorvest

Ved påmelding til våre leirer og arrangementer lagrer vi navn og kontaktinformasjon på deltakere og den som betaler for å registrere deltakere. Dette gjør vi for å kunne sende ut program og informasjon om arrangementet og for å gjennomføre betaling. Vi trenger også informasjon om kjønn og alder på deltakerne for å forsikre oss om at de havner på rett arrangement og i rett aldersgruppe. Informasjon om kjønn bruker vi også for å planlegge romplassering og hvilke ledere vi trenger. Dersom en deltaker har allergier eller spesielle behov, trenger vi å registrere dette for å gi nødvendig oppfølging under arrangementet. Andre valg som gjøres i bestillingen, lagres for å kunne planlegge arrangementet.

De som gir samtykke til å motta informasjon om arrangementer eller melder seg inn i en av våre leirklubber, vil kunne få tilsendt informasjon om tilsvarende arrangementer. Et slikt samtykke kan når som helst trekkes tilbake, enten via Min side eller ved å kontakte oss direkte.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Opplysninger om allergier og spesielle behov er sensitive opplysninger som vi sletter etter at arrangementet er over. Andre opplysninger om deltakelse på leir og arrangement lagres i vårt kunde- og personregister i fem år, slik bokføringsloven krever. Navn og andre personopplysninger vil også bli slettet etter fem år dersom det ikke er registrert andre aktive forhold til NLM eller en har gitt samtykke til å motta informasjon.

Etter fem år flyttes navn og fødselsdato på deltakere og ledere over i et separat register som bare personalleder og generalsekretær har innsyn i. Vi tar vare på denne informasjonen for å ivareta sikkerheten og rettsvernet til våre deltakere og ledere, og den vil utelukkende bli brukt til dokumentasjon i tilfeller der det er påkrevd. Dette er en del av våre rutiner for å forebygge og håndtere seksuelle krenkelser.

Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter sin bruk av informasjonen:

Holmavatn fører ikke eget register over deltakere i NLM’s leirer. Alle nevnte opplysninger registreres og lagres i deltakerregister hos NLM. Holmavatn har tilgang til dette registeret og henter ut de opplysninger vi har behov for å planlegge og gjennomføre leiren. Når leiren er over slettes våre lokale kopier av opplysninger fra registeret.

2. Samtykke til å motta informasjon

Hva vi lagrer og hvorfor:

Når du gir samtykke til å motta ulike typer informasjon fra Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter lagrer vi hvilke samtykker som du har gitt, hvordan du ønsker å bli kontaktet og når og på hvilken måte du har gitt samtykke. Dette gjør vi for å kunne sende deg den typen informasjon som du ønsker og for å kunne stadfeste når og hvordan samtykket ble gitt.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Opplysninger om samtykke blir lagret fram til det eventuelt blir trukket tilbake.

3. Gave og givertjeneste

Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter fører ikkje eget giverregister. Vi lagrer ikke annen informasjon om gaven eller giveren, enn den som mottas gjennom transaksjonen, og som er nødvendige for føring av regnskap. Dette vil være opplysninger som  navn, beløp, tidspunkt og kontonr (ved gave pr. bankinnskudd og ved bruk av Vipps). Opplysningene lagres i regnskapet eller i bilag til regnskapet.
Gaver gitt kontant registres i regnskap via kasseregister. Det lagres ingen personopplysninger ved gaver som gis kontant. Dersom gaven gis ved bruk av kort (bankaxept, visa, mastercard) vil transaksjonsopplysningene lagres i regnskap, men ikke knyttes til gavebeløp. Gaven registrerer i regnskap som en anonym gave, som ved gaver gitt kontant.

Unntak: ved innsamling til øremerkede formål (prosjekt) vil vi benytte særskilt kontonr for sporbarhet og kontroll av at pengene går til ønsket formål. Vi vil da også lagre opplysninger du aktivt har gitt oss. Dette kan være navn, kontaktinformasjon, og annet du aktivt har opplyst om for å kunne følge utviklingen i prosjektet.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter følger bokføringslovens prinsipper angående lagring av gaveføringer. Vi sletter gaveføringer fem år etter at gaven er gitt. Personopplysninger gitt i forbindelse med gaver til særskilte formål (prosjekt) slettes når prosjektet er avsluttet)

 4. Verv og frivillige

Ledere mm. ved NLM’s leirer på Holmavatn Ungdoms- og Misjonssenter bliri avkrevd politiattest etter NLM’s retningslinjer og krav. Følgende gjelder, og håndteres av NLM Region-Sørvest:

Frivillige medarbeidere som har oppgaver blant barn og unge eller blant funksjonshemmede, blir bedt om å levere politiattest. Politiattestregisteret inneholder navnfødselsnummerdato for utstedelse av attest og hvilke frivillige oppgaver en hadde på det tidspunktet en leverte attest. Politiattestregisteret blir lagret med særskilt beskyttelse, og bare medarbeidere som har ansvar for å administrere oppgaver som krever slik attest, har tilgang til å sjekke om det er levert politiattest.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Opplysninger om tillitsvervstyreverv og opplysninger om levert politiattest oppbevares i hele organisasjonens levetid.

Opplysninger om lederoppgaver på arrangementer slettes fra kunde- og personregisteret etter fem år. Etter fem år flyttes navn og fødselsdato på deltakere og ledere over i et separat register som bare personalleder og generalsekretær har innsyn i. Vi tar vare på denne informasjonen for å ivareta sikkerheten og rettsvernet til våre deltakere og ledere, og den vil utelukkende bli brukt til dokumentasjon i tilfeller der det er påkrevd. Dette er en del av våre rutiner for å forebygge og håndtere seksuelle krenkelser.

5. Person og kunderegister

For alle eksterne kunder (private og bedrifter, foreninger m.m. ikke tilknyttet NLM) lagres det personopplysninger i en person og/eller kunderegister.
Her lagres nødvendig kontaktdata som mail, telefoner, postadresse, meny og alt annet som er nødvendig for å gi deg den tjenesten du ønsker og du ønsker, gjennomføre betalinger og å følge deg opp på en god måte. I bestillingsprosess lagres all mailkorenspondanse. Fakturakunder lagres også i regnskapsprogram med navn på kontaktperson og evnt. firma, samt nødvendige kontaktinfo. Ved å kontakte oss på holmavatn@nlm.no kan du få opplyst hva som er lagret på deg.

Hva vi lagrer og hvorfor

Ved all booking lagrer vi navn og kontaktinformasjon på kontaktperson. Dette gjør vi for å kunne sende ut program og informasjon om arrangementet og for å gjennomføre betaling. For overnattinger lagrer vi navn, kjønn, og alder for alle overnattende. Dette for romfordeling og til bruk ved en evakuering/nødsituasjon.

Dersom en deltaker har allergier eller spesielle behov, trenger vi å registrere dette for å gi nødvendig oppfølging under arrangementet. Andre valg som gjøres i bestillingen, lagres for å kunne planlegge arrangementet.

De som gir samtykke til å motta informasjon vil kunne få tilsendt informasjon om nye tilbud. Et slikt samtykke kan når som helst trekkes tilbake, ved å kontakte oss direkte.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Opplysninger om allergier og spesielle behov er sensitive opplysninger som vi sletter etter at arrangementet er over.

De opplysninger som er nødvendige for å oppfylle bokføringsloven (f.eks. dato, antall, pris, navn) lagres i fem år. Disse opplysningene lagres i vårt regnskapsprogram.

Andre opplysninger vil slettes etter arrangementetes slutt dersom ikke særskilt samtykke er gitt. Med ditt samtykke kan vi lagre disse for eksempel for å lettere følge deg opp som kunde ved nye bestillinger. I slike tilfeller vil opplysningene lagres frem til samtykket er trukket tilbake.